Mức phí đăng ký tham dự Hội nghị ICLS2026 áp dụng theo từng thời điểm niêm yết (Phí đăng ký sớm – Early Bird, Phí đăng ký thông thường – Regular). Chính sách hoàn trả khi đại biểu hủy tham dự được quy định cụ thể căn cứ theo mốc thời gian như sau:
1. Quy định về Hủy đăng ký và Tỷ lệ Hoàn tiền
Khi đại biểu đã thanh toán đầy đủ lệ phí hội nghị nhưng không thể tham dự vì lý do cá nhân, quyền lợi hoàn trả sẽ áp dụng theo các điều kiện sau:
- Hủy trước 21 ngày (Tính từ ngày khai mạc hội nghị): Hoàn trả 100% số tiền lệ phí hội nghị đã thanh toán.
- Hủy trong vòng từ 21 ngày đến trước 7 ngày (Tính so với ngày khai mạc hội nghị): BTC tiến hành khấu trừ chi phí vận hành cố định (phí phản biện bài, đặt trước tài liệu) tương đương với mức phạt Phần trăm quy định hoặc Đêm đầu tiên/Dịch vụ đầu tiên (tùy thuộc gói dịch vụ kèm theo); số tiền còn lại sẽ được bồi hoàn.
- Hủy sau 7 ngày hoặc không xuất hiện (No-show) (Tính so với ngày khai mạc hội nghị): BTC áp dụng hình thức phạt 100% lệ phí đã đóng. Đại biểu sẽ không được hoàn trả lại tiền do BTC đã hoàn tất việc in ấn tài liệu, chứng nhận và đặt các dịch vụ hậu cần ăn uống theo số lượng thực tế.
2. Quy trình và Hình thức bồi hoàn
- Cách thức thông báo: Quý đại biểu có nhu cầu hủy hoặc thay đổi thông tin đăng ký bắt buộc phải gửi yêu cầu chính thức bằng văn bản qua Email hỗ trợ trực tiếp của hội nghị hoặc liên hệ qua đường dây nóng (Hotline) để được ghi nhận hệ thống.
- Thời gian xử lý: Việc xem xét và thực hiện hoàn tiền sẽ được BTC kiểm tra kỹ lưỡng đối với từng trường hợp khách quan. Thời gian xử lý bồi hoàn kéo dài trong vòng từ 21 đến 30 ngày làm việc tùy thuộc hoàn toàn vào quy trình làm việc liên ngân hàng.
- Phương thức hoàn tiền: Tiền được hoàn trả trực tiếp vào tài khoản ngân hàng do đại biểu cung cấp hoặc hoàn về thẻ thanh toán quốc tế đã được sử dụng để thiết lập giao dịch đăng ký ban đầu.
- Chi phí bồi hoàn: Mọi khoản chi phí giao dịch, phí chuyển khoản phát sinh từ phía ngân hàng (nếu có) sẽ do đại biểu tự chi trả và trừ trực tiếp vào số tiền được hoàn.
3. Điều khoản bất khả kháng
BTC hội nghị ICLS2026 hoàn toàn được miễn trừ trách nhiệm bồi thường thiệt hại, thay đổi lịch trình hoặc hoàn hủy lệ phí trong các điều kiện bất khả kháng do thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh hoặc có sự can thiệp đình chỉ hội nghị từ phía cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Lưu ý: BTC ICLS2026 có quyền sửa đổi các điều khoản và chính sách này bất cứ lúc nào để phù hợp với tiến độ tổ chức mà không cần phải thông báo trước.